Harvard dan Jaminan Mutu Layanan Perpustakaan
Oky Widyanarko, SE
Pustakawan Universitas Surabaya
Augustine Bireel pernah mengatakan bahwa “ libraries are not made; they grow “. Itulah kata-kata yang tepat untuk Perpustakaan Universitas Harvard di Boston Amerika Serikat. Perpustakaan yang didukung iklim pendidikan berbasis riset ini setidaknya merupakan perpustakaan dengan materi koleksi paling lengkap di muka bumi ini. Tapi apakah hal itu dibuat ? Tidak tapi merupakan proses yang panjang dimulai hanya dari 400 koleksi buku di tahun 1683. Perpustakaan ini memiliki sejarah panjang dalam perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi manusia dan hingga kini masih menjadi salah satu fasilitas terpenting dari setiap perguruan tinggi di dunia. Universitas yang berbasis riset dan bertaraf internasional akan menjadikan perpustakaan sebagai “center of learning” atau pusat ilmu dan informasi.
Tujuan spesifik perpustakaan adalah untuk mendapat, menjaga dan menyediakan pengetahuan manusia yang terekam. Ada beberapa fungsi perpustakaan yang telah dirangkum oleh “The References and Adult Services Division of The American Library Association”. “ Information Service for Information Consumers” : Guidelines for Providers”, dan terdiri dari enam point yaitu ; Pertama. pelayanan. Pelayanan utamanya adalah menyediakan produk akhir berupa informasi yang dicri oleh pengguna (user), sekaligus menyediakan pengguna dengan jawaban lengkap lengkap dan akurat dari pertanyaan mereka terlepas kompleksitas dari pertanyaan tersebut. Pelayanan lainnya juga termasuk bibliografi hingga jaringan kerja aktif. Kedua, sumber. Perpustakaan harus menyediakan akses ke sumber-sumber referensi apapun yang tersedia untuk kepentingan akurasi informasi. Ketiga, akses. Perpustakaan harus mengatur pelayanan informasi menurut rencana yang koheren, mudah diakses pengguna dan mendisain layanan yang mengakomodasi kebutuhan semua pengguna. Keempat, personel. Ini ada hubungannya dengan pustakawan dan pekerja perpustakaan (library worker). Bagaimana cara kerjanya melalui hubungan dengan masyarakat yaitu kompeten, familiar dan bertanggungjawab dalam penggunaan dan penyimpanan sumber-sumber informasi, metode telekomunikasi dan kemampuan komunikasi interpersonal. Kelima, evaluasi. Peduli dengan evaluasi layanan dan sumber. Keenam, etika. Ada jaminan pelayanan yang setara dan sama terhadap semua pengguna.
LAYANAN DAN MANAJEMEN ORGANISASI
Beberapa Hal yang dapat di kaji oleh perpustakaan perguruan tinggi yang ada di Indonesia berkaitan dengan manajemen organisasi dan layanan perpustakaan seperti yang ada di perpustakaan Harvard antara lain;
- Cari sampai dapat
Ada ungkapan jika kita mencari bahan informasi di perpustakaan Harvard dan ternyata tidak ada, pustakawan mereka akan membantu mencarinya sampai bahan informasi itu didapat. Mereka berusaha menggunakan seluruh jaringan dan fasilitas yang mereka miliki meskipun sampai lintas batas wilayah mereka. Hardvard memiliki “The Harry Elkins Widener Library”. The Harry Elkins Widener Library merupakan sistem inti perpustakaan. Widener mrupakan perpustakaan terbesar dari 10 perpustakaan utama yang membentuk jaringan Hardvard College Library (HCL) dan melayani “faculty of Art and Sciences maupun komunitas kesarjanan yang lebih luas.
- Akses Komprehensif
Perpustakaan Harvard adalah sebuah sistem yang terdiri dari setidaknya 90 perpustakaan yang menyediakan akses komprehensif ke layanan perpustakaan Harvard lintas batas fakultas individual dan disiplin ilmu . Penyimpanan tradisionalnya Universitas yang setidaknya memiliki lebih dari 15,39 juta volume ini memiliki akar yang kuat. Dimulai sejak tahun 1638 ketika John Harvard mewarisi 400 koleksi bukunya kepada Harvard.
- Maksimalisasi layanan informasi
Maksimalisasi pelayanan ke sumber-sumber material menjadi salah satu hal terpenting. Untuk bisa mendapatkan buku atau majalah tertentu yang dicari pengguna, Harvard menyediakan catalog HOLLIS untuk pencarian buku-buku, majalah atau jurnal, e-resources, dan lainnya. Untuk menyimpan materi visual, geospasial, kearsipan atau materi digital lainnya Hardvard menyediakan situs tersendiri untuk mencari catalog online tambahan. Bahkan untuk konsultasi pencarian materi lebih lanjut, ada fasilitas layanan berupa “Finding Materials at Harvard”. Ada pula layanan “Interlibrary Loan” (ILL), dimana materi yang ada di Harvard bisa dipinjam perpustakaan, instansi atau user lain dan sebaliknya. Kemudian ada fasilitas “Open Collection” dimana koleksi perpustakaan bisa diakses secara digital dari berbagai belahan dunia.
- Value addee
Anda akan terkejut jika melihat layanan perpustakan bagi penyandang cacat di Harvard. Tapi itulah nilai tambahnya. Tidak ada diskriminasi layanan bagi mereka yang normal dan yang cacat semua dijamin sama layanannya. Bahkan Perpustakaan menyediakan fasilitas khusus bagi mereka seperti layanan untuk akses internet.
- Memorable experience
Tampaknya teori marketing juga diadopsi universitas ternama ini tidak terkecuali di perpustakaan. Bagaimana dengan strategi manajemennya dan taktik pelayanannya berusaha menumbuhkan kesan yang simpatik kepada usernya. Usaha memanjakan user dengan berbagai fasilitas canggih, kompetennya sumber daya pustakawannya ,kelengkapan koleksi dan jaminan mutu layanan dimaksudkan untuk membuat user selalu mendapatkan “Memorable Experience” atau kesan yang tak terlupakan.
- Library Committee
Iklim demokrasi di kampus-kampus Amerika juga membantu dalam memajukan pengembangan perpustakaan perguruan tinggi agar menjadi “ Library Social Responsibility” atau perpustakaan yang mempunyai tanggungjawab sosial kepada masyarakat atau usernya. Bukankah sebuah organisasi yang accountable atau dapat dipertanggungjawabkan mutunya akan menempati posisi tawar tertinggi terhadap konsumennya. Disitulah peran pengawas, penilai, pengontrol, penasehat atau apa namanya selalu dibutuhkan di perpsuatakaan-perpustakaan perguruan tinggi di Amerika Serikat. Harvard memiliki “Library Committee” yang selalu melakukan akuntabilitas apakah perpustakaan dan program kerjanya berjalan sesuai visi dan misi universitas.
CATATAN AKHIR
Jaminan mutu layanan seperti apa yang diberikan Perpustakaan Harvard dapat menjadi inspirasi bagi perpustakaan-perpustakaan di Indonesia untuk dapat meningkatkan layanannya kepada user dengan lebih baik. Iklim pendidikan tinggi yang berbasis pada riset dan menjadikan perpustakaan sebagai sumber informasi, edukasi dan penelitian adalah modal awal sebuah perpustakaan kelas dunia.
Daftar Pustaka
Affiat, Rizki Amalia, Perpustakaan Harvard Sebagai Contoh Kemajuan Universitas Berbasis Riset dan Bertaraf Internasional : Sebuah Refleksi Bagi UI, http://www.lib.ui.edu/files/rizki_Amalia_Affiat.pdf, akses 15 Pebruari 2008
Arifiyadi, Teguh, Konsep tentang Akuntabilitas dan Implementasinya di Indonesia, http://www.depkominfo.go.id/portal/?act=detail&mod=artikel_itjen&view=1&id=BRT070511110601, akses 12 Januari 2008
Benveniste, Guy, Birokrasi, Jakarta : Rajawali, 1991
Tanggung Jawab Sosial Perusahaan, http://id.wikipedia.org/wiki/Tanggung_jawab_sosial_perusahaan, akses tanggal, akses tanggal 12 Januari 2008
Internet
url:/articles/nparticles_en.php?viewarticle=1&article_number=273
http://hul.harvard.edu/huarc/access_tools.shtml